各单位、各学院：

新校区搬迁在即，为避免在新校区搬迁工作中各单位、各学院档案的遗失，根据《延安大学档案管理办法》的相关规定，现就做好2019年档案归档工作有关事宜通知如下：

一、归档内容

本年度所归档案主要指各单位、各学院在2018年度所形成属于归档范围的纸质文件、电子文件和实物等。

二、归档时间

2019年5月5日—2019年6月5日

三、归档要求

1.各部门主管档案工作的领导要高度重视这项工作，督促兼职档案员按时完成2018年度归档任务。

2.请各位兼职档案员严格按照《延安大学文件材料立卷归档程序及案卷质量要求细则》的相关要求，高质量、高效率完成本年度归档任务。

3.各学院要提前做好2019届毕业生合影（研究生、本科生）电子版照片档案的收集整理工作，及时完成归档工作（请查看附件1、2、3）。

4.各单位、各学院随时做好实物档案的收集、整理和移交工作。

四、归档须知

1.为方便各单位、各学院高质量、高效率的完成归档任务，档案馆今后将实施专职档案员“包干到户”，每个单位和学院都有一名专职档案工作人员指导和对接档案工作，此项工作纳入每个专职档案人员的年度考核和绩效发放工作中，以确保我校档案工作顺利推进。

专职档案员“包干到户”明细表

2.请兼职档案员在归档前，自行登录协同办公管理平台，用彩色打印机打印发文套红拟文稿纸，如无法彩色打印的，请于5月5日- 15日期间到档案管理科打印。

3.请兼职档案员将本单位归档电子文件打包后（与纸质归档内容一一对应），通过OA办公系统或移动盘交给各单位、各学院所对接的专职档案员。

4.请兼职档案员先将档案材料分类、整理，经档案馆工作人员审核无误后，再进行页码打印和档案管理系统的信息录入。档案管理系统的登录请进档案馆首页“档案系统登录”端口，用户名为各兼职档案员一卡通卡号，原始密码为本人身份证后六位。

5.具体归档范围、保管期限的划分请查阅档案馆首页—业务指导—档案接收范围和保管期限栏目。

附件：1.关于做好2019届毕业生合影照片归档的要求

     2.毕业班照片说明

     3.照片档案移交目录模板

  档案馆

                           2019年5月5日